L'expatriation de salariés à l'étranger ne se limite pas aux formalités de visa de travail. Accompagnement du salarié et de sa famille, informations règlementaires à maîtriser, obligations légales à suivre... Tout cela se prépare, quelle que soit la taille de l'entreprise concernée. Voici donc le top 5 des conseils d'Humanis pour préparer l'expatriation des salariés.

Être particulièrement attentif à la couverture sociale

Prévoir la couverture sociale reste un point clé de la préparation de l’expatriation. En effet, si en France la protection sociale est un acquis, on oublie souvent que lorsqu’on part à l’étranger celle-ci ne s’applique plus. En la matière, les salariés souhaitent la plupart du temps :

  • éviter toute perte de droits (y compris les trimestres validés au titre de la retraite) durant son expatriation ;
  • éviter toute mauvaise surprise au retour en France, en matière de protection sociale ou de fiscalité ;
  • bénéficier en expatriation d’une couverture sociale équivalente à celle de la France, et d’une continuité des droits avec les régimes sociaux français. Une étude menée par Humanis montre que les expatriés sont attachés au modèle français de protection sociale et de retraite. Ils sont 75 % à juger important de garder le lien avec celui-ci et près de la moitié (49 %) déclare que la protection sociale à la française fait partie de ce qui leur manque le plus à l'étranger.

Bien souvent, il sera conseillé – en dehors des expatriations dans les rares pays offrant une protection sociale plus complète qu’en France, comme le Danemark – de souscrire une assurance complémentaire santé pour les expatriés et détachés.

Penser aussi à l’assistance rapatriement et la responsabilité civile vie privée

L’assistance rapatriement, qui permet de faire face aux situations les plus graves et imprévisibles, est indispensable. Elle couvre :

  • le rapatriement sanitaire en cas d’accidents graves ou d’urgences médicales ;
  • la prise en charge des frais liés à la venue de proches en cas d’hospitalisation à l’étranger ;
  • la prise en charge de billets d’avion pour le retour du salarié (et de sa famille) en France en cas de décès d’un membre de la famille, etc.

C’est donc un filet de sécurité important qui permettra au salarié de se rassurer. C’est également indispensable pour la gestion des Ressources Humaines d’une entreprise qui, en absence d’une telle assurance, devrait seule faire face à la gestion des urgences de ses collaborateurs expatriés.

Enfin, il ne faut pas oublier la responsabilité civile, qui prendra en charge les dommages matériels, immatériels ou corporels occasionnés à des tiers. En France, elle est souvent associée à la multirisque habitation et rarement souscrite seule, elle est ainsi souvent oubliée lors de l’expatriation. Mais attention : les assurances souscrites pour la France ne fonctionnent pas à l’étranger pour des raisons de territorialité.

Penser à la famille de l’expatrié

« Les problèmes d’intégration de la famille sont l’une des principales sources d’échec de l’expatriation. Et une expatriation ratée génère des pertes importantes, voire compromet les projets de l’entreprise » rappelle Alexis de Saint Albin, Directeur du développement au sein de la direction des activités internationales.

L’entreprise doit d’envisager, au cas par cas, la situation de chaque membre de la famille :

  • la scolarisation des enfants (ou la garde des plus jeunes) ;
  • le statut du conjoint, qui dépendra de son statut en France (au foyer, salarié, entrepreneur ou indépendant) ;
  • les possibilités d’activité pour le conjoint : emploi, formation interculturelle, etc. ;
  • la prise en charge d’un voyage annuel dans le pays d’expatriation pour les enfants étudiants devant rester en France pour poursuivre leur cursus, etc.

Abordez la question de la retraite en toute transparence

L’entreprise doit, dans son obligation d’information, aborder le sujet de la retraite. Quel que soit l’âge du salarié en mobilité internationale, il faut l’informer sur sa situation, ses possibilités de cotisations, le régime dont il relève, etc. Pour les salariés de plus de 44 ans, il est fortement conseillé de proposer de planifier un entretien avec un organisme de retraite (EIR, Entretien d’Information Retraite) avant l’expatriation. Dans tous les cas, il faut éviter à tout prix les non-dits, source de désillusions, voire de contentieux au retour du salarié en France.

L’entreprise doit ainsi informer, puis ensuite laisser le choix – ou la place à la négociation – de la cotisation volontaire, lorsqu’elle est possible, pour assurer la continuité des droits.

Ayez un expert à vos côtés

Préparer l’expatriation d’un collaborateur impose de prendre en compte de nombreux points réglementaires, légaux ou d’organisation. Il n’y a donc pas de marge à l’improvisation et il est nécessaire de mettre en place des processus fiables si l’expatriation est amenée à se reproduire au sein de la structure. Dans tous les cas, il est indispensable de se faire accompagner d’un expert capable d’appréhender les enjeux et les risques :

  • en matière d’obligation de conseil vis-à-vis des salariés ;
  • dans tous les domaines visant à rassurer et encadrer le collaborateur : couverture sociale, préparation matérielle, accompagnement de sa famille, etc. ;
  • en étant clair et précis, de manière pédagogue tout en répondant aux obligations de formalisme dans la rédaction du contrat de travail et/ou des avenants ;
  • tout en vous aidant à maitriser les coûts du projet d’expatriation.

À noter : face à la diversité des situations et réglementations, il est parfois nécessaire de faire appel à un expert différent selon le pays envisagé !

Humanis : une expertise multi-facette

Spécialiste de l’accompagnement des salariés et des entreprises en situation de mobilité internationale, Humanis a concentré toute son expertise dans des guides synthétiques et complets, proposés en téléchargement gratuit, comme le « Passeport de la protection sociale et de la fiscalité des expatriés » destiné à tous les expatriés, ou encore « L'expatriation au féminin », envisageant les problématiques propres à l’expatriation des femmes – comme la maternité – ou à l’accompagnement d’un conjoint.

Ce contenu a été réalisé par Humanis