Cette section est un guide pratique sur l'usage du téléphone dans une société japonaise.

Un téléphone se décroche avant la troisième sonnerie. A partir de trois sonneries il convient de s'excuser d'avoir fait attendre son interlocuteur en glissant un :

• 「お待たせいたしました」
• O MaTaSe ITaShiMaShiTa
• “Je vous ai fait attendre…”

Dans le cadre profesionel, on ne décroche pas le téléphone en disant「もしもし」 (MoShiMoShi) “Allo ?”. Dans le cas d'un appel extérieur, on indique le nom de sa société :

• 「はい、(富士電子株式会社)でございます」
• Hai, FuJi DenShi KaBuShikiGaiSha De GoZaIMaSu

　* “Oui, c'est la Société (anonyme SA) Fuji Denshi” (でございます est la forme polie de です (DeSu) “être”)

• Société (anonyme SA) Fuji Denshi, que puis je pour vous ?

L'interlocuteur se présente alors de la façon suivante :

• 「佐藤電気の森田と申します」
• SaTô DenKi No MoriTa To MôShiMaSu
• “Je m'appelle Morita de la (société) Satô Denki”
• Ici, Morita de la société Satô Denki

A quoi on réponds toujours par un :

• 「いつもお世話になっております」
• ITsuMo OSeWa Ni NatTe ORiMaSu
• “Nous vous sommes toujours reconnaissant”
• Merci pour les services que vous nous rendez

Et ce même si c'est votre premier contact avec cette personne ou sa société.

Si la personne souhaitée est indisponible, on peut proposer de prendre un message :

• 申し訳ありませんが只今○△（渡辺）はお席を外しております。よろしければ伝言を受けたまわりますが。
• MouShiWake ARiMaSeN Ga TadaIma (WaTanaBe) Ha O Seki Wo HazuShiTe ORiMaSu. YoRoShiKeReBa DenGon Wo UKeTaMaWaRiMaSu Ga.
• “Je n'ai pas d'excuse mais Watanabe n'est pas à son siège. Si vous le souhaitez je peux prendre un message.”
• Je suis désolé mais Watanabe a quitté son bureau. Si vous n'y voyez pas d'inconvénient, je peux lui transmettre un message.

Afin de s'assurer d'avoir bien saisi le message à transmettre, il est important de vérifier une dernière fois :

• ○△(佐藤電気)の□△(森田)様ですね。△○□の件につきまして承りました。
• SaTô DenKi No MoriTa SaMa DeSu Ne. No Ken Ni TsuKiMaShiTe UKeTaMaWaRiMaShiTa.
• Monsieur Morita de Satô Denki, n'est ce pas. J'ai bien pris note de votre message concernant …. (répéter les points essentiels du message).

Avant de raccrocher le téléphone, on utilise 「失礼いたします」 (ShitsuRei ITaShiMaSu) “Excusez moi… (Je commet une impolitesse)”.

Avant de composer le numéro, il est utile d'écrire un mémo sur lequel doit figurer le nom et l'affiliation de la personne à qui l'on souhaite parler ainsi que les grandes lignes de sa demande.

• ××人事部、△△様、～の件
• … JinJiBu, … Sama, … No Ken
• … Ressources humaines, Monsieur …., à propos de ….

On commence par se présenter de la façon suivante :

• △△商事の○○と申します / □△株式会社の○○と申します
• … ShôJi No … To MouShiMaSu / … KabuShikiGaiSha No … To MouShiMaSu
• Ici … de la société commerciale … / Ici … de l'entreprise (SARL) …

Avant de transférer l'appel vers la personne demandée, il est impératif de savoir le nom et la société de l'interlocuteur. La manière polie de demander ces informations dans le cas où cette personne ne se serait pas présenté est d'utiliser la phrase suivante :

• 「失礼ですが、どちらさまでしょうか？」
• ShitsuRei Desu Ga DoChiRa SaMa DeShô Ka
• “Excusez moi mais à qui ai je l'honneur ?”

Ces dernières années, on assiste à une hausse importante d'appels de télémarketeurs ou de 迷惑電話 (MeiWaku DenWa) “coup de téléphone 'incommodants'” que ce soit à domicile ou au bureau. Demandez à qui l'on a affaire permet parfois d'écourter radicalement ce genre de conversation.

Vous recevez un coup de téléphone au bureau de la part d'un client qui cherche Watanabe, votre 部長 (BuChô) “chef”. Mais voilà, il n'est pas là. Il faut savoir que lorsque l'on parle des membres de sa société à une personne extérieure, on ne doit pas utiliser les marques de respect telles que 様 (Sama) “Monsieur” et les fonctions comme 部長 (BuChô) “chef”. Il s'agit de placer sa société à un rang en dessous par modestie.

La phrase qui suit est à utiliser lorsque vous savez que votre chef Watanabe a quitté son bureau mais qu'il reviendra dans la journée.

• 渡辺はただいま席をはずしております
• Hiragana : わたなべ　は　ただいま　せき　を　はずしております
• Prononciation : WatanaBe Ha TaDaIMa Seki Wo HaZuShiTe ORiMaSu
• Traduction littérale : Watanabe a quitté son siège.

Voici quelques phrases types à utiliser dans le cas de figure où la personne à qui l'on souhaite parler est absente.

• 失礼ですが何時ごろお帰りになりますでしょうか？
• ShitsuRei DeSu Ga NanJi GoRo OKaeRi Ni NaRiMaSu DeShô Ka
• Excusez-moi, à quelle heure sera t'il / elle de retour ?

• では、その頃もう一度、お電話させていただきます。
• DeHa, SoNo Koro Mô IchiDo, ODenWa SaSeTe ITaDaKiMaSu.
• Bien, je rappellerai vers cette heure là.

Avant de demander une telle faveur, il convient d'évaluer si l'on ne commet pas une impolitesse. Ainsi, on évitera de faire ce genre de demande si cette personne occupe un poste hiérarchiquement plus important ou s'il s'agit d'un client. Les exceptions se limiteront aux cas urgents.

• 恐れ入りますが、お帰りになりましたらお電話を頂きたいのですが
• OsoRe IRiMaSu Ga, OKaeRi Ni NaRiMaShiTaRa ODenWa Wo ItadaKiTaI No DeSu Ga
• Excusez-moi, pourriez vous lui demander de me rappeller une fois de retour ?

• △△様にお伝えいただきたいのですがお願いできますでしょうか
• …Sama Ni OTsutaE ITaDaKiTaI No DeSu Ga ONegaI DeKiMaSu DeShô Ka
• Pourriez vous transmettre un message à Monsieur … ?